情報システム部を外部委託するメリットとは？

皆様の会社には、”情報システム部”はありますか？

　　

複雑・多様化していくコンピュータ環境を適切に取り入れ運用していくことは、まちがいなく現代ビジネスの課題の一つでしょう。

そして、そのコンピュータを適切に運用する肝となるのが情報システム部です。

　　

そんな情報システム部について、企業でどのように運営していくべきか、今回は「業務委託」という観点から解説していきます。

　　

近年、「外部委託」や「アウトソーシング」が話題になっていますが、それは情報システム部に関しても例外ではありません！

情報システム部を外部委託することは、費用面でも効果面でもメリットだらけなので、情シスは外部委託に向いているといっても過言ではありません。

　　

それらのメリットについて、以下で詳しく解説していきます。

　

情報システム部を外部委託するメリット

情報システム部を外部委託することで得られるメリットは以下のようなものがあります。

コスト削減

専門知識の活用

リスク管理の強化

自社業務に集中できる

　　

以下では、一つ一つについて解説していきます。

メリット①：コスト削減(人件費、設備費)

　　

情シス担当者を各企業で採用しようとした場合、どのくらいの費用がかかるでしょうか？

すぐに思いつくのは給与による費用だと思います。そして、かかる費用は毎月の給与だけではありません。人を雇う場合には、採用・研修コストが必ずかかります。

さらに、すでに社内で働いている情シス担当が新任の研修にあたる場合、研修の期間は既存社員の業務負担も増えてしまいます。

また、早期退職などのリスクもあり、さらなるコストがかかる場合も想定されます。

これらのコストやリスクを踏まえると、情シス人材は雇用するのではなく、初めから業務委託してしまった方が、結果的にコストを抑えることができるのです。

メリット②：専門知識の活用

業務委託することにより、何社もの情シスを預かっているノウハウを得ることができます。

　　

弊社パーペチュアに関しては、20年以上情シス業務に携わっており、計100社以上の情シスを担当させていただいてきました。

　　

これらで培った知識を、ほとんど一人分の人件費で得ることができる、このメリットは非常に大きいと思います。

さらに、すでに情シス担当者がいる場合に関しても十分なメリットを得ることができます。

一口に情シス担当と言っても、一人一人持っているスキルは異なり、専門知識を十分持つ人材が担当しているとは限りません。

よくあるケースとして、PCが得意でPCトラブルは解決できても、ネットワーク障害、サーバー保守、セキュリティに関してはほとんど分からないという状況があります。

このような場合に、情シスの外部委託は非常に有効です。情シスを外部委託することで、電話やメールでの相談が可能となり、情シス関連の業務で不明点がでたときには即座に相談することが可能となります。

このように、担当者がいる場合にもいない場合にも、情シスの業務委託は非常に有効な方法であるといえます。

メリット③：リスク管理の強化

PCやネットワークに精通した企業に外注を行うことで、リスク管理も強化することができます。

　　

会社の情報が漏れてしまうと、自社の業務や経営に損害が出るだけでなく、世間からのイメージダウンにもなり、さらに取引先にも大きなダメージを与えかねません。

　　

会社の経営に大きくかかわるリスク管理を、専門家に任せられるというのは、情報システム部を外部委託する大きなメリットではないでしょうか。

メリット④：自社業務に集中できる

　　

情報システム部がない場合、PCのエラー対応に追われて本来やるべき仕事が全く進まなかったという経験がある方も多いと思います。しかし、情シスを業務委託することでそういった事態は避けることができ、それらの対応に追われていた時間をコア業務に当てることができるようになります。

また、情シス部がある場合についても、ルーティン的な情シス業務や、エラー対応などの時間のかかる業務を外部委託することで、情シス担当者は、自社の戦略的なIT施策に時間をかけられるようになり、会社の発展に繋がります。

情報システム部を外部委託するデメリット

ここまで外部委託するメリットについて説明してきましたが、もちろんメリットと同時にデメリットも存在します。

そのため、最後に情報システム部を外部委託するデメリットについて解説します。

デメリット①：外部委託によるリスク

情シスの業務を外部委託する場合、社内の機密情報を委託先に提供する場面も出てきます。

アウトソーシングの委託先はあくまでも「外部」です。セキュリティ上の問題が発生したり、情報漏えいのリスクが増大したりしてしまうことを忘れてはいけません。

重要な機密情報が外部に漏れてしまうと、世間からのイメージダウンや、自社の経営面・業務面に損害が出たりするのにとどまらず、顧客や取引先にも大きなダメージを与えることになってしまいます。

そのため、業務委託を利用する際には、契約する会社を慎重に吟味する必要があります。

そして、契約にあたり最も大事なのは担当者の人間性です。個人情報は元より特許情報や営業戦略など会社の最重要機密情報をも委託してしまうことになるので担当する人物が信用に足る人間なのかを厳密に審査する必要がございます。

デメリット②：社内にノウハウが蓄積しにくい

　　

外部委託を利用すると、当該業務に関する社内の人材教育が進まず、ノウハウが蓄積されにくくなってしまいます。

情シスを外部委託すれば、効率的かつスムーズに業務が進みますが、例えば業務上で問題が発生した場合でも、委託先ですべて対応がされるため、詳細な対応方法などのノウハウは委託元には蓄積されません。

情シスは企業にとって非常に重要な部門です。しかし、将来的に自社で情シスを育成しようと思っていても、ノウハウがないのでは人材を育成することはできません。

そのため、将来的に情シスを自社で持ちたいと考えている場合には、外部委託先とコンサルティングとして契約するなど、契約方法についても慎重に吟味する必要があります。

　　

まとめ

　　

ここまで、情報システム部を外部委託するメリットデメリットについて様々な面から考えてきました。
ここまでの内容をまとめると、「信頼できる会社に適切に業務委託を行うことで、会社は大きな利益を得ることができる」といったまとめになると思います。

　　

パーペチュアは、20年間データ流出事故0で、100社以上の会社様の情報システム部を担当させていただいてきました。

　　

外部委託した際のメリットデメリットをふまえつつ、もし興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽にご連絡ください。

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